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2021-07-08 14:53

福建省纸质档案数字化操作规程(试行)

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福建省纸质档案数字化操作规程(试行)


1 总则
为规范福建省纸质档案数字化工作,推进数字档案资源建
设,实现全省档案信息资源共享,根据国家有关规范、标准,结
合我省纸质档案数字化工作实际,制定本操作规程。
2 适用范围
本操作规程规定了纸质档案数字化的主要工作流程、技术指
标和管理要求。
本操作规程适用于福建省各级澳门游戏网站馆馆藏纸质档案数
字化工作,机关、团体、企事业单位、社会组织可参照执行。
3 依据文件
DA/T18-1999 档案著录规则;
DA/T20.1-1999 民国档案目录中心数据采集标准民国档案
著录细则;
DA/T22-2015 归档文件整理规则;
DA/T31-2017 纸质档案数字化规范;
DB35/T161-2002 文书档案目录数据交换格式与著录细则;
《档案数字化外包安全管理规范》(档办发[2014]7 号);
《国家秘密载体印制资质管理办法》 (国保发[2012]7号);
《福建省国家档案馆管理办法》(福建省人民政府令第 158
— 3 —
号);
《福建省数字档案共享管理办法》(福建省人民政府令第
197 号)。
4 基本原则
4.1 安全原则
档案安全是档案工作的底线。应建立纸质档案数字化各环节
的安全保密机制,采取科学有效的安全措施和技术手段,对数字
化全过程实行严格监督和管理,确保档案实体和档案信息安全。
4.2 规范原则
要统筹规划纸质档案数字化工作,遵循档案管理的客观规
律,依据相关的法律法规和技术标准,制定统一的工作流程和操
作规范,最大限度地展现档案原貌,确保数字化成果质量。
4.3 共享原则
要以需求为导向,以档案信息资源共享利用为目标,选取最
通用的数据格式和适当的技术参数,便于档案信息的加工、转换
和传播,使可以开放的档案信息资源准确、高效、快捷地提供社
会利用。
5 组织与管理
5.1 组织方式
5.1.1 纸质档案数字化工作的责任主体为实施数字化工作
的各级国家澳门游戏网站馆及机关、团体、企事业单位、社会组织。
5.1.2 纸质档案数字化工作可由数字化实施单位自行组织
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人员开展,也可以由数字化实施单位采取业务外包的方式委托给
具有相关资质和能力的档案数字化服务机构完成。
5.1.3 各数字化实施单位应在充分调研的基础上,根据档案
的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金等
情况,制定合理的工作方案,科学安排纸质档案数字化工作。
5.1.4 各数字化实施单位应成立纸质档案数字化工作组,明
确数字化管理部门和职责,对数字化工作进行统筹规划、组织实
施、协调管理、安全保障、技术支持、监督检查、成果验收等,
确保数字化工作的顺利开展。
5.1.5 纸质档案数字化工作需外包的,应对档案数字化外包
服务机构的企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资
金等相关资质进行严格审查,并按照《档案数字化外包安全管理
规范》(档办发[2014]7 号)要求进行严格施工管理。如需审查
服务机构的保密资质,还应按照《国家秘密载体印制资质管理办
法》(国保发[2012]7 号)等文件的要求执行。
5.1.6 加工涉密档案时,应按照涉密档案相关保密要求开展
工作。
5.2 流程管理
5.2.1 纸质档案数字化工作的基本环节主要包括:档案调卷
出库、抽密、非密件(密件)前处理、非密件(密件)扫描、非
密件(密件)图像处理、非密件(密件)目录著录、档案装订、
档案消毒入库、数据挂接、数字化成果验收移交等。
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5.2.2 应加强对纸质档案数字化工作的全流程管理,使各环
节紧密衔接、有序流转,明确各环节的工作制度和操作规范,建
立系统完整的流程单和工作台账。
5.2.3 应建立完善的问题反馈和错情追溯机制,对数字化工
作过程中产生的问题能进行及时反馈和修正。
5.3 人员管理
5.3.1 应配备具有相应能力的工作人员,包括熟悉档案业务
并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员;
熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技
术指导的技术人员;掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的
操作人员等,明确人员分工和岗位职责,对工作人员进行规范化
管理。
5.3.2 为强化数字化工作的安全性,应加强对数字化服务机
构人员的管理,相关人员应具备满足数字化工作的基本技能;必
须对操作人员、管理人员和公司股东信息进行备案,提供本人身
份证明和公安部门出具的无犯罪记录证明,必要时还应提供政审
材料;数字化服务机构应与员工签订合法的劳动合同和保密协
议;进行必要的上岗培训和安全保密教育,提升人员业务能力和
安全保密意识;加工现场人员要挂牌上岗,着统一的工作服并接
受身份核查和安全检查。
5.4 场地管理
5.4.1 应配备数字化工作专用场地,符合防火、防水、防盗、
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防尘、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污
染等安全管理要求。
5.4.2 对场地进行合理布局,形成档案存放、档案前处理、
档案扫描、图像处理、目录著录、质量检查等工作区域,并做好
区域标识设置、规章制度上墙等工作。
5.4.3 应配备满足安全管理需要的视频监控设备,确保各工
作区域无监控死角。视频监控数据自产生之日起保存不少于6个
月。
5.4.4 数字化工作场地不得存放非工作需要的私人物品;严
禁擅自带入手机、电脑、照相、录音机等各类电子设备和移动存
储介质;严禁携带火种、易燃易爆品进入数字化工作区;严禁擅
自将数字化工作区内的物品带离现场;严禁在数字化现场喝水、
进食、吸烟等;不得在数字化工作场地内从事其他与数字化无关
的活动。
5.4.5 建立安全巡查制度,配备专人负责数字化工作现场的
安全巡查,做好安全巡查记录;建立访客登记制度,任何无关人
员未经允许不得进入数字化工作区。
5.5 设备管理
5.5.1 应配备必要的数字化设施设备,包括办公家具、电脑、
扫描仪、服务器、档案装具、存储设备、加工管理与安全防护软
件等。要合理使用和管理数字化设施设备,确保设施设备安全、
先进,能够满足数字化工作的需要。
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5.5.2 要做好设备物理和技术安全防控,数字化工作使用的
计算机、扫描仪等设备,必须封闭所有不必要的信息输出端口;
数字化工作网络要对外进行物理隔离,禁止使用无线网卡、无线
键盘、无线鼠标等设备;除必要的加工管理和安全软件外,数字
化工作计算机不得擅自安装任何无关软件。
5.5.3 建立设备管理清单,定期进行安全检查,形成完整的
记录台账;数字化设备和存储介质严禁与其他工作交叉使用,更
不得擅自送外检修;数字化工作结束后,应清除加工设备中存留
的数据信息,并将设备中的硬盘及移动存储介质交数字化管理部
门统一保管。
5.5.4 数字化加工软件系统应符合纸质档案数字化加工实
际要求,具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品
制作、数据验收、数据备份管理等功能,并分别设置管理员、保
密员、审计员,实行“三员分离”。
5.6 数据管理
5.6.1 应对数字化工作各环节产生的数据进行严格管理,及
时对数字化工作成果数据进行移交和备份,保障数据安全,防止
数据丢失和泄露。
5.6.2 建立数据备份制度,定期对数字化加工的数据进行备
份,有条件的部门,还可以对数据进行实时备份;建立数据迁入
迁出备案制度,未经许可不得擅自导入、导出、删除服务器及存
储设备上的数据。
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5.6.3 设置专职数据员负责数据管理,采取有效技术手段,
确保成果数据不被非法篡改。
5.6.4 对数字化工作期间使用的硬盘、光盘等存储介质进行
统一管理。硬盘应存放在防磁柜中,光盘应存放在光盘柜中,并
定期检测数据的完整性和可读性。
5.7 档案实体管理
5.7.1 为保障出库档案的安全和数字化加工的便捷,应在数
字化工作场所内部或附近设置封闭式临时库房,用来保存数字化
期间调取的档案。临时库房由专人管理,案卷摆放应整齐有序。
5.7.2 应严格档案实体出入库和流转管理,认真清点核对,
做好领取和归还登记,建立实体档案管理台账,确保档案数量准
确和实体安全。
5.7.3 要爱护档案,轻拿轻放,避免损伤和破坏档案;发现
破损档案时,应及时登记并送技术部门修复;规范装订要求,尽
量减少装订次数,避免反复装订增加档案损伤。
5.7.4 数字化过程中更换的废旧卷封、废纸屑等,应统一收
集,经鉴定后再销毁,并做好销毁台账。
5.7.5 不得擅自将档案资料带出数字化加工区,不得以任何
方式复制、抄录、记载档案信息。
5.7.6 正在进行数字化加工的档案必须每天收入临时库房,
不得在加工工位上留存过夜;数字化加工完毕的档案要及时归还
入库;对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案,应进行消毒杀虫
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处理。
5.8 工作文件管理
5.8.1 为加强对数字化工作的管理,应根据加工和管理需要
制定相关表格、制度和管理性文件,而数字化加工过程中也会形
成各种工作记录和单据。主要包括:数字化工作方案、数字化审
批书、流程单、调档单、数据移交单、质量抽检单、实体档案移
交单、数据验收单、验收报告、数字化成果移交清单等,采取外
包方式实施时,还应包括项目招投标文件、中标通知书、项目合
同、保密协议、加工人员信息资料和各类加工记录等。
5.8.2 应规范数字化工作文件的管理,及时进行整理、归档
和移交,形成格式规范、记录清晰、内容完整的数字化工作档案。
6 档案调卷出库
6.1 档案调卷出库包括调卷申请、清点核对、批准登记、档
案出库等工作。
6.2 档案数字化部门根据数字化工作方案确定的数字化对
象分批次向档案保管部门提出调卷申请。
6.3 档案保管部门事先对档案进行清点,经相关责任人批准
后,严格按照档案库房管理规定办理出库手续。
6.4 档案数字化部门对档案进行认真核对,确认无误后,详
细填写调卷单,办理档案交接手续。
7 抽密
7.1 档案进入数字化外包工作流程前应先筛选出案卷中包
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含的涉密文件。已有涉密文件记录的,按照记录进行筛选;缺少
密件记录的,需逐卷逐页翻阅案卷,根据文件上的涉密标识进行
登记。
7.2 当出现文件上标注有密级(秘密、机密和绝密)、文号
为密字号、加盖密件收发章、密码电报等情况时,均属于涉密文
件,但已进行解密或开放的除外。
7.3 登记时以标注有密件信息的一份完整文件为单位,填写
抽密登记表,详细记录密级、页码范围等信息,形成规范的密件
记录。
7.4 认真核对密件记录的准确性,将密件逐一放入专用文件
袋中。文件袋要标注清晰,与密件一一对应。抽件要小心谨慎,
注意保持密件的完整性,严禁遗落或损坏档案。
7.5 抽出的密件应与非密件分开,单独有序存放,按照保密
要求,严格管理措施。
7.6 数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案,数
字化外包服务机构应停止该档案的数字化加工,在登记目录后立
即将档案移交数字化部门。
8 非密件(密件)前处理
8.1 编页
8.1.1 档案中凡载有有效信息的页面均需编页,包括文件处
理单或领导(职能部门)签署意见单、正文、草稿、附件等;没有
页号或页号不规范的档案,需重新编页;案卷封面、卷内目录、
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备考表、空白页、废稿纸、重复件等不编页号。
8.1.2 编页统一采用阿拉伯数字,从“1”开始按顺序编号,
不编附页号;将原来不规范的页号划掉,新页号与文件主体内容
方向一致,正面页号编在右下角,背面页号编在左下角。
8.1.3 使用 2B 铅笔,书写时字迹需清晰工整,不压盖档案
内容,不可伤害档案原件;对破损页面、缺页等特殊情况应进行
登记。
8.2 拆除装订物
8.2.1 检查并剔除案卷中的装订物(如金属夹、回形针、订
书钉、大头针等)及一般线装物,并对排列顺序不准确的档案进
行重排。
8.2.2 应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订物,
注意保护档案不受损害,一旦拆除难以恢复原貌的不得拆散。
8.3 档案保护性处理
8.3.1 对档案中粘连或破损严重、霉坏及其他无法直接进行
扫描的纸质档案,应填写处理单,由专业人员进行技术修复。
8.3.2 折皱不平影响扫描质量的档案,应进行压平等相应技
术处理;页面破损但能够扫描的档案,可先扫描而后送修裱。
8.4 填写备考表
8.4.1 对每卷编页的档案应填写备考表,并由整理、编页、
检查人员签名。
8.4.2 备考表中需注明文件总页数、重份文件、特殊档案和
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需要说明的情况,如照片、邮票、信封、税票、商标、实物、名
人手迹等。
9 非密件(密件)扫描
9.1 基本要求
档案扫描应以保证档案实体安全,保持档案原貌和信息完
整,能够满足利用要求为原则。可根据纸质档案原件实际情况、
数字化目的、数字化规模、网络和存储条件等选择相应的扫描方
式和设备,并进行相关参数的设置和调整。
9.2 扫描方式
9.2.1 应按照档案标明的页码顺序进行扫描,保证图像顺序
号连续且与档案页号一一对应,做到不缺页、不重页;图像内容
要完整,包括文件上的正文、页码、有关标记等应纳入扫描图像
范围。扫描时,一般每次只能对一张档案进行扫描,不可多页重
叠扫描。
9.2.2 注意保持档案平整,压平折角和折痕,清理无关异物,
避免字迹变形或压字;有粘连的档案,不能折叠当前页,允许露
出与当前页相连的前后页档案纸张和内容。
9.2.3 一般档案扫描以白底为主;纸质偏薄的双面文字档案
则以黑底扫描,避免背面影像显透,影响当前页文字阅读;破损
或缺角较大的档案可用黑底扫描,便于辨识缺损部位。
9.2.4 初始扫描时,应尽量将档案纸张放置端正,最大限度
地减少因纠偏产生的图像失真问题。
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9.3 扫描设备
9.3.1 扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护,尽量
采用对档案实体破坏性小的设备进行扫描。常用的扫描设备有:
普通扫描仪、零边距扫描仪、大图扫描仪、书刊扫描仪、古籍扫
描仪、标板、标尺等。
9.3.2 书籍或胶装成册的档案可用零边距扫描仪卡边扫描;
字迹过于贴近装订边缘的,可放入专用的书刊扫描仪扫描。
9.3.3 幅面尺寸较大的档案可采用大图扫描仪进行扫描,也
可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分
幅扫描时,应使各分区的大小尺寸相近,相邻幅面之间必须有部
分重叠,重叠面积不少于分幅面积的 1/20。
9.3.4 对于比较珍贵且尺寸不规则的档案,为方便直观显示
原件大小,可采用标板、标尺等方式标识原件大小等信息。
9.3.5 应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。
9.4 扫描参数
9.4.1 扫描参数的选择,应保证产生的数字化图像清晰、不
失真,图像效果最接近档案原貌,并综合考虑后期存储与利用方
式等因素。同一批档案应采用相同的扫描参数。
9.4.2 扫描色彩模式应采用不低于 24 位的彩色模式扫描。
9.4.3 扫描分辨率一般不小于 300dpi;文字偏小、密集、
清晰度差的档案,可适当提高分辨率;需要进行仿真复制、印刷
出版的档案,扫描分辨率不小于 600dpi。
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9.4.4扫描格式主要有TIFF、 JPEG和JPEG2000等通用格式,
压缩比率的选择可兼顾图像质量与存储能力的要求。一般档案可
用压缩比率 85%的 JPEG 格式扫描;珍贵档案、民国档案、有仿
真复制和出版需求的档案,可用无损压缩 TIFF 格式扫描。为便
于网络浏览及查阅利用,还应将图像转换为多页双层PDF 格式保
存。
9.5 图像命名
9.5.1 图像命名方式应以档案档号为基础,确保图像命名的
唯一性和与对应档案档号的一致性。
9.5.2 一般数字图像存储为单页文件,并按档号与图像流水
号的组合对图像命名;数字图像保存为多页文件时,采用该档案
的档号对图像命名。
9.5.3 应科学建立数字图像的存储路径,确保数据挂接的准
确性。一般采用档号层级文件夹进行存储,JPEG/TIFF 格式数字
化图像保存时,一件文件建立一个文件夹,用于存储该件档案所
有页的数字图像;PDF 格式数字化图像保存时,一件文件合成一
份 PDF 文件进行存储。
10 非密件(密件)图像处理
10.1 纠偏
10.1.1 纠偏以图像的底边为基准,特殊情况按整体便于阅
读为原则,对偏斜图像进行旋转纠正。纠偏后,应以档案字体方
向为正,图像的偏斜角小于 1 度。
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10.1.2 特殊形制的页面,要以直角边为基准;若图像内容
与介质不平行,则以介质为准。
10.2 裁边
10.2.1 对数字图像进行裁边时,需保留当前页面的完整,
在距页边最外延至少 2 至 3 毫米处裁剪图像。
10.2.2 一侧粘连或装订成册的档案,裁剪后要保留粘连线
或装订中缝;以黑底扫描的图像,尽量不留黑边。
10.3 去污
扫描过程中产生的污点、污线、黑边等杂质,在不影响档案
有效内容的情况下,需进行去污处理。去污过程应遵循展现档案
原貌的原则,不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污
点、装订孔等痕迹。
10.4 图像质量检查
10.4.1 检查图像色彩模式、分辨率、保存格式、压缩比率
及命名是否符合要求。
10.4.2 检查图像画幅数与档案页数是否相符,图像页号及
排列顺序与档案原件是否一致,是否存在漏页、重复和页码错误
等情况。
10.4.3 检查图像是否存在不完整、不清晰、明显色差、彩
线、褶皱、压字及失真等情况。
10.4.4 检查图像旋转纠偏、裁边、去污等处理情况。
10.4.5 检查中发现图像存在不符合要求的情况时,应及时
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进行调整、修正或重扫。
11 非密件(密件)目录著录
11.1 根据《档案著录规则》(GB/T18-1999)、 民国档案
目录中心数据采集标准民国档案著录细则(DA/T20.1-1999)和
《文书档案目录数据交换格式与著录细则》(DB35/T161-2002)
等要求,结合档案实际,确定著录要求、著录文字、标识符号、
分件处理、著录项目、著录项目细则和目录数据格式等。
11.2 要以尊重事实、准确有效为原则开展档案目录著录工
作,既讲求实效,又兼顾检索需求,形成准确、完整的目录数据。
11.3 应充分尊重原有著录成果,认真核对数字化前已经形
成的目录,对不合格的目录进行修改或重录。
11.4 数据库选择应考虑可转换为 DBF、XCL 等通用数据格
式,以便于数据交换。数据库结构应特别注意保持档案的内在联
系,有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。
11.5 可采用计算机自动校验与人工审核相结合的方式,对
目录数据的质量进行检查,包括著录项目的完整性、著录内容的
规范性和准确性等。
12 装订
12.1 纸质档案扫描完成后,应对拆除过装订物的档案实体
进行装订还原。装订还原应符合《归档文件整理规则》
(DA/T22-2015)要求,注意保持档案原貌,做到安全、准确、无
遗漏。
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12.2 对于缺少卷内目录或原卷内目录不准确的案卷,应重
新打印卷内目录,再进行装订。
12.3 根据案卷原装订方式,靠装订边将文件整齐;没有足
够装订位的页面,需用材质、颜色相近的纸张加边后再装订;粘
连不牢的浮贴等小页面档案,需用档案修裱专用浆糊加固避免脱
落。
12.4 装订时尽可能利用原孔装订,确保三点一线,系线松
紧适度;需重新打孔的,应沿装订边适当处打孔,不触及档案内
容;不允许使用电钻打孔。
12.5 应逐卷检查案卷装订质量,发现档案不完整、文件颠
倒、顺序错误及装订不符合规范等情况,应重新整理装订。
13 档案消毒归库
13.1 数字化工作完成后,应对档案进行认真清点,确保数
量与原调卷单一致后,填写实体档案移交单,分批次向档案保管
部门移交归还。
13.2 档案保管部门应对归还档案进行仔细核对,确认无误
并经相关责任人批准后,严格按照档案库房管理规定办理入库手
续。
13.3 由于数字化过程中,档案在外部环境放置时间较长,
应进行消毒后才能入库。
14 数据挂接
14.1 纸质档案目录数据和数字图像加载到数据服务器端汇
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总,通过相应软件,实现目录数据对相应数字化图像的自动搜索、
加入对应的电子地址信息等,以实现目录数据与数字图像的关
联。
14.2 应对挂接结果进行逐条检查,包括目录数据与数字图
像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数
字图像是否能正常打开等,保证导入数据库管理系统的目录数据
与数字图像完全匹配。
15 数字化成果验收移交
15.1 验收对象和方式
由数字化实施单位安排有经验的人员成立专门验收组,分批
次按标准对数字化成果进行检查验收。检查合格的,出具批次验
收质检报告;检查未通过的,应视情况进行整改或返工。各批次
验收对象均验收合格后,方可办理项目整体验收手续。验收对象
包括:图像数据、目录数据、档案装订、数据挂接、工作文件等,
可根据内容的不同,采用人工或计算机自动检验的方式进行检
查。
15.2 图像数据验收
15.2.1 采用计算机自动检验的方式对图像的色彩模式、分
辨率、压缩比率、格式、命名和可读性等进行检查,抽检率100%,
合格率应达到 100%。
15.2.2 采用人工抽检的方式对图像的完整性、排列顺序的
准确性和图像质量等进行检查,抽检率不低于 5%,合格率应达
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到 95%以上。抽检中若出现缺页、重页、彩线、顺序错误及图像
严重偏斜、扭曲、失真等严重错情时,即视为不合格。
15.3 目录数据验收
15.3.1 采用计算机自动检验的方式对目录著录项目的齐全
性和格式的规范性进行检查,抽检率 100%,合格率应达到 100%。
15.3.2 采用人工抽检的方式对目录内容的完整性、准确性
等进行检查,抽检率不低于 5%,合格率应达到 95%以上。
15.4 数据挂接验收
采用计算机自动检验的方式对数据挂接的准确性、一致性等
进行检查,抽检率 100%,合格率应达到 100%。
15.5 档案装订验收
采用人工抽检的方式对装订案卷的完整性、准确性和规范性
进行检查,抽检率不低于 5%,合格率应达到 95%以上。
15.6 工作文件验收
采用人工抽检的方式对工作文件的完整性和规范性进行检
查,抽检率 100%,合格率应达到 100%。
15.7 数字化成果移交
15.7.1 验收合格的数据应及时进行移交,填写移交接收登
记表,办理交接手续。将 DBF 格式目录数据和 PDF 格式图像数据
迁入数据库管理系统,提供利用。
15.7.2 移交数据时,应对数据进行多套异质备份,将 DBF
目录数据和不同格式的图像数据,分别通过硬盘备份 1 套、档案
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级 DVD 光盘备份 2 套。
15.7.3 应对存储备份的载体和数据进行必要的校验,检查
载体的可用性、有无病毒等,和数据的完整性、可读性等,确保
数据安全可靠

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